“快速入门-自动编号”版本间的差异

2014年9月10日 (三) 23:46的版本

在上一节，我们设计了一个“员工档案”的模板，但他还不完善，实际应用中，企业通常会为每个新入职的员工分配一个唯一的工号，因为姓名有可能会重复，所以在一家企业，工号就起到了员工唯一身份识别的作用。

首先我们给模板新增一个“工号”的数据项，复习一下上节的内容，看看如何来定义一个数据项。

框选工号单元格及其右边的空白单元格，点击工具栏上的“定义基本信息”按钮，系统自动为我们添加了一个新的数据项，工号的类型为“文本”。

定好“工号”数据项之后，我们希望当填写一个新的员工档案表时，系统能自动生成一个唯一的工号，而不需要我们手工分配，因为这样很容易出错。这需要用到云表的自动编号功能。

点击工具栏上的“数据接口”按钮，打开“数据接口设计”对话框，选择自动编号标签页，在左边分类中选择私有的，因为这个自动产生工号的这个功能我们只希望用于“员工档案”表单中，如果希望其他表单也能使用“产生工号”这个功能，我们就选择公共的。如果暂时无法确定选择“私有”还是“公共”也没关系，创建自动编号之后也可以进行修改的。

点击“新建”按钮，打开“自动编号设计”对话框，首先给这个自动编号取一个名字，叫做“自动生成员工工号”。

一个工号通常有几个部分组成，不同公司有不同的编号规则，我们下面来分析几个例子：

 例子1：YG010, YG011, 这种编号由两个部分组成，第一部分是"YG"，第二部分是数字，一般是序号，用来保证工号的唯一性。
 例子2：YGK0401001, YGK0403005, 这种编号有三部分组成，第一部分是"YGK"，第二部分是的数字表示的是年份和月份，代表员工入职时间，第三部分是序号。

当然还有其他形式，不过通过这两个例子我们基本可以归纳出大部分编号的生成规则是，编号一般由几个不同的组成部分，这些组成部分的有一下几种形式：

• 1. 固定文字， 例如 YG, YGK
• 2. 日期类型

      日期时间有不同的组合，
      yyyy 表示用4位数字表达年份，例如2014，2015年， yy表示用两位数字的年份，例如14年，15年
      MM  表示用2位数字表达月份，例如01,10分别表示1月份和10月份
      DD   表示用2位数字表达日期， 例如 01, 15分别表示1号，15号 

• 3. 序号数字

      一般是通过生成流水号的方式来产生唯一的编号。

通过上面的介绍我们来设置一下员工编号的组成规则，先采用最简单的形式，固定文字+序号。

设置好之后点击确定保存，并关闭”自动编号设计“对话框，点击确定关闭”数据接口“对话框。

打开"数据表管理"对话框，为"工号"数据项指定填写规范，选择我们刚刚设计好的"员工工号"自动编号。点击确定保存数据表设计，然后保存模板。

切换到"员工档案"总表界面，点击新建按钮，新建一张空白员工档案表，填入相关信息，这时“工号”数据项的位置还是空白的，且双击也不能编辑，因为他将会有系统自动生成，所以不允许编辑。然后我们保存一下表单，就会发现“工号”自动生成了。

如果希望新建表单的时候“工号”就自动创建，而不是等到保存时才创建，只需要把自动编号设计界面中的一个“保存表单时产生”的选项勾去掉就行了，但这样有个不好之处是，如果我们新建一张表单，系统立即产生一个新的“工号”，如果我们不保存这个表单而直接关闭，那么刚才新产生的“工号”就浪费掉了，当我在再新建一张单时，系统又会重新生成一个新的“工号”。所以为了避免浪费编号的情况，我们一般选择在保存表单的时候才生成编号，这也是云表默认的设置。